Создание электронных счетов-фактур стало проще: Бизнес-помощник предлагает удобный интерфейс для оформления ЭСФ в личном кабинете и легкий импорт в ИС ЭСФ.

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Введение Электронных-счетов фактур (ЭСФ) стало важной задачей для казахстанских предпринимателей и бухгалтеров. Однако для пользователей Бизнес-помощника процедура выписки ЭСФ не представляет сложности. Выписка ЭСФ возможна напрямую из личного кабинета, а ее импорт в систему ИС ЭСФ занимает минимальное время. В этой инструкции описан процесс создания ЭСФ в системе Бизнес-помощника.

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Чтобы отправить ЭСФ в Бизнес-помощнике на портал ИС ЭСФ, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Авторизоваться в Бизнес-помощнике.
2. Проверить правильность заполнения реквизитов (ваших и контрагента) в разделах «Мои реквизиты» и «Контрагенты».
3. В главном меню выбрать раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа», «Счета на оплату», затем нажать «Создать счет на оплату».
4. Создать «Счет на оплату», заполнив необходимые поля и указав в реестре товары или услуги.
5. Если номенклатура товаров и услуг ранее не была введена и список для выбора пуст, можно добавить нужный товар сразу из формы счета на оплату, нажав «Добавить номенклатуру».
6. В форме добавления номенклатуры выбрать, что именно реализуется (товар, услуга или материал), заполнить необходимые поля и нажать «Сохранить».
7. После сохранения номенклатуры она автоматически подтянется в счет на оплату. Заполнить недостающую информацию (такую как Цена, Количество, Скидка, Ставка НДС и т.д.) и нажать «Сохранить».
8. После сохранения сформируется счет на оплату, который можно изменить, копировать, отправить покупателю и т.д.
9. Создать сопроводительные документы к Счету – Накладную (если реализуется товар или материал) или Акт выполненных работ (если реализуется работа или услуга). Эти документы заполняются автоматически, если в операции присутствует Счет на оплату. Перейти в раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа» и нажать «Новая продажа».
10. Обратите внимание, что сервис автоматически проверяет наличие данных о нужном количестве товара, планируемого к отгрузке. Если нужный товар не заведен в систему, его нужно ввести.
11. После проведения документа автоматически сформируется Накладная на отпуск запасов на сторону или Акт выполненных работ. Их также можно изменить, отправить покупателю, распечатать и т.д.
12. Нажатием на стрелку «В реестр» вернуться в реестр «Продаж». Сформированная накладная будет отражена в списке накладных. Справа от нее можно увидеть список связанных документов.
13. Нажав на «+» под СФ автоматически сформировать Счет-фактуру. Сохранить ее в системе можно нажатием на кнопку «Добавить документ».
14. После заполнения Счет-фактуры открывается возможность создания ЭСФ. Кликнуть на «+» справа от формы или вернуться в реестр СФ для создания документа оттуда.
15. В реестре счетов-фактур появится новый СФ.
16. Перейти в подраздел «Продажи», чтобы увидеть, что и счет, и СФ к данной продаже сформированы. Для создания ЭСФ нажать на «+» под столбцом «ЭСФ».
17. При нажатии на «+» откроется форма ЭСФ, которую можно сформировать с помощью кнопки «Добавить документ».
18. Откроется черновик «Выписанной основной ЭСФ». Документ можно отправить в ИС ЭСФ с помощью соответствующей кнопки.

Таким образом, создание ЭСФ в Бизнес-помощнике – это быстрый и простой процесс. Документы формируются автоматически, главное – правильно заполнить реквизиты и ввести данные об остатках на складе.

Импорт ЭСФ в ИС ЭСФ

Созданную в Бизнес-помощнике ЭСФ необходимо импортировать в ИС ЭСФ.

Если отправка ЭСФ из Бизнес-помощника происходит впервые, при нажатии на кнопку «Начать сессию в ИС ЭСФ» система запросит данные для подключения. Необходимо ввести пароль от входа на портал ЭСФ.

Если вы не зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, следует предварительно зарегистрироваться, перейдя по ссылке www.esf.gov.kz. Инструкция по регистрации будет представлена ниже.

Если вы ранее зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, необходимо ввести пароль от кабинета для авторизации и нажать кнопку «Подключить». После ввода пароля подтвердить запрос с помощью NCALayer, выбрав файл ЭЦП и введя пароль от него. Система проверит пароль и создаст интеграцию с ИС ЭСФ.

После создания интеграции появится блок с информацией о наличии активной сессии, которая позволяет работать с ИС ЭСФ до 23:59 текущего дня. Наличие активной сессии можно отслеживать в верхней части веб-сайта.

После подключения к ИС ЭСФ можно перейти к отправке ЭСФ. Для этого в открытом окне с ЭСФ нажать кнопку «Отправить», подписать отправку ЭЦП, после чего система уведомит о том, что ЭСФ успешно отправлена.

Статус ЭСФ можно увидеть справа от печатной формы (черновик, доставлен и т.д.). Статус можно обновить, нажав на синий значок обновления. После успешного принятия ЭСФ сервером ИС ЭСФ ему будет присвоен уникальный регистрационный номер. В случае ошибки можно отозвать ЭСФ, воспользовавшись кнопкой «Отозвать».

Обновить статусы всех ранее выписанных ЭСФ можно, открыв журнал ЭСФ во вкладке «Продажа» → «ЭСФ» и нажав кнопку «Обновить статусы».

Также подключиться к порталу ИС ЭСФ можно без создания документов в разделе «Мои реквизиты», перейдя в подраздел «Интеграции», введя пароль к кабинету ИС ЭСФ и подписав запрос с помощью ЭЦП.

После ввода паролей статус сменится с «Не подключен» на «Подключен».

После этого можно отправить ранее созданные черновики ЭСФ из журнала ЭСФ (раздел «Продажа и покупка»).

Таким образом, импорт ЭСФ из Бизнес-помощника в ИС ЭСФ – это несложная процедура, максимально автоматизированная. Интуитивно понятный интерфейс позволяет легко разобраться в процессе отправки даже новичку.